O nas

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA

  Administrator Danych  PREZES ZARZĄDU

 Dnia 30.03.2018r.  w podmiocie o nazwie PRZEDSIĘBIORSTWO ELEKTRYCZNYCH ROBÓT SPECJALISTYCZNYCH „ENERTEL” SPÓŁKA AKCYJNA

 Zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 29 kwietnia 2004 r.

w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych
i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące
do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024);
oraz

RODO -  Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

wdraża dokument o nazwie „Polityka Bezpieczeństwa”. Zapisy tego dokumentu wchodzą w życie
z dniem 01.04.2018 r.

§ 1.

Polityka bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych w PRZEDSIĘBIORSTWO ELEKTRYCZNYCH ROBÓT SPECJALISTYCZNYCH „ENERTEL” SPÓŁKA AKCYJNA, określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zastosowane dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych osobowych.
Polityka bezpieczeństwa służy zapewnieniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych.
Polityka bezpieczeństwa dotyczy danych osobowych przetwarzanych w zbiorach manualnych oraz w systemach informatycznych.

§ 2

Ilekroć w „Polityce Bezpieczeństwa” jest mowa o:

1. zbiorze danych - rozumie się przez to każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie,
2. przetwarzaniu danych - rozumie się przez to jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych,
3. systemie informatycznym - rozumie się przez to zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych,
4. zabezpieczeniu danych w systemie informatycznym - rozumie się przez to wdrożenie i eksploatację stosownych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem,
5. usuwaniu danych - rozumie się przez to zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą,
6. administratorze danych - rozumie się przez to organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę, o których mowa w art. 3, decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych,
7. administratorze bezpieczeństwa informacji – rozumie się przez to osobę wyznaczoną przez Administratora Danych  w celu nadzorowania i przestrzegania zasad ochrony, o których mowa w ust. 1, chyba, że Administrator Danych sam wykonuje te czynności.
8. podmiocie – rozumie się przez to spółkę prawa handlowego, podmiot gospodarczy nie posiadający osobowości prawnej, jednostkę budżetową;

§ 3.

Administrator Danych nie wyznacza Administratora Bezpieczeństwa Informacji w celu nadzorowania
i przestrzegania zasad ochrony, o których mowa w USTAWIE z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych  chyba, że  Administrator Danych sam wykonuje te czynności.

Administrator Danych nie wyznacza Inspektora Ochrony Danych, o którym mowa w RODO gdyż:

- ENERTEL S.A. nie jest organem lub podmiotem publicznym,
- ENERTEL S.A. nie realizuje zadań publicznych (np. nie dostarcza energii lub wody),
- działalność ENERTEL S.A. nie opiera się na operacjach przetwarzania danych, które z uwagi na swój charakter, cele lub zakres wymagają monitorowania osób których dotyczą.

Administrator Danych we własnym zakresie:

- sprawdza zgodność przetwarzania danych osobowych z przepisami RODO,
- nadzoruje opracowanie i aktualizowanie dokumentacji dotyczących ochrony danych osobowych,
- zapoznaje osoby upoważnione do przetwarzania danych z właściwymi przepisami.

§ 4.

Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe określa załącznik do „Polityki Bezpieczeństwa” nr 1

§ 5.

Wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych określa załącznik do „Polityki Bezpieczeństwa” nr 2

§ 6.

Opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi oraz sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami określa załącznik
do „Polityki Bezpieczeństwa” nr 3

§ 7.

Administratora Bezpieczeństwa Informacji dba o to aby dane osobowe w formie papierowej były niedostępne dla osób nieupoważnionych. Dokumenty powinny znajdować się w pomieszczeniu zamykanym na klucz do którego dostęp mają tylko osoby posiadające aktualne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

§ 8.

Do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez Administratora Danych lub Administratora Bezpieczeństwa Informacji. Administrator Bezpieczeństwa Informacji jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną,
a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Administrator Bezpieczeństwa Informacji nadaje uprawnienia pracownikom którzy przetwarzają dane poprzez podpisanie oświadczenia które stanowi załącznik nr 4 do „Polityki Bezpieczeństwa”.  Administrator Bezpieczeństwa Informacji prowadzi wszelką dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych w podmiocie a w szczególności:

1. Ewidencja osób przetwarzających dane w podmiocie posiadających upoważnienie – załącznik nr 5 do „Polityki Bezpieczeństwa”

2. Zestawienie danych osobowych. Kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu
są przekazywane.  – załącznik nr 6 do „Polityki Bezpieczeństwa”

3. Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych – załącznik nr 7 do „Polityki Bezpieczeństwa”

4. Rejestr Incydentów Naruszenia Ochrony Danych – załącznik nr 8 do „Polityki Bezpieczeństwa”.

§ 9.

Na wniosek osoby, której dane dotyczą, Administrator Bezpieczeństwa Informacji  jest obowiązany, w terminie 30 dni, poinformować o przysługujących jej prawach oraz udzielić, odnośnie do jej danych osobowych, informacji.

§ 10.

Administrator Bezpieczeństwa Informacji  może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych osobowych w podmiocie. Podmiot ten, może przetwarzać dane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie.

 § 11.

Sposób zabezpieczenia oraz przetwarzania danych w systemie informatycznym reguluje Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym.

§ 12.

Administrator Danych zgodnie z RODO kontroluje warunki wyrażenia zgody, w tym informuje o prawie cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych.  

§ 13.

Administrator Danych przeprowadza analizę ryzyka zagrożeń związanych z utratą lub „wyciekiem” przetwarzanych danych osobowych.

§ 14.

Administrator Danych zapewnia całkowite usunięcie danych na każde żądanie osoby, której dane dotyczą.

§ 15.

Administrator Danych prowadzi rejestr naruszeń oraz zapewnia zgłoszenie naruszenia danych do GIODO w ciągu 72 godzin od zaistnienia incydentu.

§ 16.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej „Polityce Bezpieczeństwa” mają zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. oraz ROZPORZĄDZENIA MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych oraz RODO – Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

 § 17.

Deklaracja intencji, cele i zakres polityki bezpieczeństwa

 1. Administrator Danych wyraża pełne zaangażowanie dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych oraz wsparcie dla przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych związanych z ochroną danych osobowych.

 2. Polityka określa podstawowe zasady bezpieczeństwa i zarządzania bezpieczeństwem  systemów, w których dochodzi do przetwarzania danych osobowych.

 3. Polityka dotyczy wszystkich danych osobowych przetwarzanych w podmiocie, niezależnie od formy ich przetwarzania (zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.

 4. Polityka ma zastosowanie wobec wszystkich komórek organizacyjnych w tym oddziałów, samodzielnych stanowisk pracy i wszystkich procesów przebiegających w ramach przetwarzania  danych osobowych.

 5. Celem Polityki jest przetwarzanie zgodnie z przepisami danych osobowych przetwarzanych w podmiocie oraz ich ochrona przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów określających zasady postępowania przy przetwarzaniu danych  osobowych oraz przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub nieupoważnioną zmianą.

 6. Ze względu na nieustannie zmieniające się zagrożenia przetwarzania danych o osobowych i zmiany prawa niniejsza polityka może być dokumentem dynamicznie zmieniającym się w czasie. Uaktualnienia procedur ochrony, oprogramowania i innych parametrów stosowanych  przy przetwarzaniu danych osobowych znajdują na bieżąco odzwierciedlenie funkcjonalne w niniejszej Polityce.

 7. Cele Polityki realizowane są poprzez zapewnienie danym osobowym następujących cech:

a)         poufności - właściwości zapewniającej, że dane nie są udostępniane nieupoważnionym podmiotom;

b)        integralności - właściwości zapewniającej, że dane osobowe nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany;

c)         rozliczalności - właściwości zapewniającej, że działania podmiotu operującego na  danych osobowych mogą być przypisane w sposób jednoznaczny tylko temu podmiotowi;

d)        ciągłości - zdolności do niezakłóconego ich przetwarzania, bez przerw uniemożliwiających ich udostępnianie osobom upoważnionym.

 8. Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator Danych zapewnia:

a)         odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną, środki techniczne i rozwiązania organizacyjne;

b)        szkolenia w zakresie przetwarzania danych osobowych i sposobów ich ochrony;

c)         kontrolę i nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych;

d)        monitorowanie zastosowanych środków ochrony;

e)        ciągłe śledzenie zmieniających się zagrożeń wewnętrznych i zewnętrznych, także  uwzględnianie zmieniającego się prawa;

f)          kontrolę i nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych przez podmioty trzecie, którym dane zostały udostępnione lub powierzone.

 9. Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in. działania użytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.

 10. Administrator Danych lub osoba przez niego upoważniona wdraża wszystkie dokumenty składające się na Polityki Bezpieczeństwa i zapewnia zgodność niniejszej Polityki z przepisami określającymi zasady przetwarzania danych osobowych:

a)         ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.);

b)        rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r.
w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024);

c)         Innymi przepisami mającymi zastosowania przy przetwarzaniu danych osobowych.

INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Spełniając nasz obowiązek informacyjny w związku z nowymi regulacjami o ochronie danych (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, powszechnie znany jako „RODO"), przesyłamy poniżej informacje, jak przetwarzamy Państwa dane i wyjaśniamy najważniejsze kwestie z tym związane. 
W razie jakichkolwiek pytań zachęcamy do kontaktu w odpowiedzi na tę wiadomość.

Z poważaniem, ENERTEL S.A.

Skąd mamy Państwa dane?

Państwa dane pozyskaliśmy:

1. bezpośrednio od Państwa,
2. ze źródeł publicznie dostępnych, np. z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej czy innych podobnych źródeł.

Kto jest administratorem Państwa danych?

ENERTEL S.A z siedzibą w Kielcach ul. Karskiego 11, 25 - 214 Kielce zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonym przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy - Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000300735, NIP: 657 03 08 152, numer REGON: 290527840, tel.: +4841 361 77 52, e-mail: biuro@enertel.com.pl

Jakie dane przetwarzamy?

ENERTEL S.A. przetwarza następujące kategorie danych:

1. dane kontaktowe;
2. dane wymagane do identyfikacji na potrzeby zawarcia umowy, wykonania usługi, realizacji zamówienia i wystawienia faktury;

Do czego będziemy używać Państwa danych osobowych?

Państwa dane osobowe będziemy przetwarzać w jednym lub więcej spośród następujących celów:

1. w celu realizacji działań wykonywanych na Państwa żądanie przed realizacją zamówienia, usługi lub umowy,
2. w celu zawarcia i wykonania umowy, którą zawarli Państwo z ENERTEL S.A.
3. w celu realizacji zamówienia lub usługi, którą zawarli Państwo z ENERTEL S.A.
4. w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ENERTEL S.A. np. wystawienia faktury

Czy mają Państwo obowiązek podać dane osobowe?

W zakresie, w jakim przetwarzanie Państwa danych następuje w celu wykonania umowy, realizacji usługi lub zamówienia z ENERTEL S.A., podanie przez Państwa danych jest warunkiem zawarcia tej umowy. Podanie danych ma charakter dobrowolny, lecz jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. W przypadku niepodania danych osobowych umowa nie będzie zawarta. Podanie danych niezbędnych do wystawienia faktury jest obowiązkiem ustawowym i wynika z Ustawy o podatku od towarów i usług. W pozostałym zakresie podanie danych osobowych jest dobrowolne, nie jest wymogiem ustawowym lub umownym oraz nie stanowi warunku zawarcia umowy.

Jak cofnąć zgodę?

Można wyrazić zarówno wszystkie zgody lub niektóre z nich, jak i nie wyrazić żadnej. W każdej chwili mogą Państwo cofnąć każdą zgodę udzieloną ENERTEL S.A. w związku z przetwarzaniem danych osobowych bez ponoszenia negatywnych konsekwencji. Wystarczy wysłać e-mail, zadzwonić lub przesłać wiadomość pocztą tradycyjną na wskazane powyżej dane kontaktowe. Wolę cofnięcia zgody można wyrazić w dowolny sposób, jedynym warunkiem jest, aby dotarła ona do naszej wiadomości. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych przed jego dokonaniem, tzn. do momentu cofnięcia zgody przetwarzanie Państwa danych przez ENERTEL S.A.jest legalne,

Na jakiej podstawie będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe?

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest, w zależności od wykonywanych czynności:

1. zawarcie i wykonanie umowy z ENERTEL S.A. realizacja usługi lub zamówienia,
2. wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na ENERTEL S.A.(np, wystawienie faktury),
3. wyrażona przez Państwa zgoda

Kiedy i komu możemy przekazać dane, a komu na pewno ich nie przekażemy?

Państwa dane możemy ujawnić odbiorcom, w postaci firm z nami współpracujących i wykonujących zadania na nasze zlecenie i naszą rzecz. W takim przypadku zawarta jest z tymi podmiotami umowa zapewniająca bezpieczeństwo Państwa danych. Z uwagi na to, iż podmioty te często się zmieniają, nie jesteśmy w stanie przedstawić ich kompletnej listy, jeśli chcą Państwo wiedzieć z kim współpracujemy aktualnie, zawsze można o to zapytać.

Nie będziemy natomiast przekazywać Państwa danych osobowych do państwa trzeciego (poza Europejski Obszar Gospodarczy).

Co mogą Państwo robić z przekazanymi nam danymi osobowymi?

Mają Państwo prawo do żądania od ENERTEL S.A. dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także możemy je na Państwa żądanie przenieść do innego administratora danych, Odnośnie do przetwarzania Państwa danych w celu marketingu własnych produktów lub usług ENERTEL S.A. mogą Państwo wnieść sprzeciw.

Do kiedy będziemy przechowywać Państwa dane?

Państwa dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy łączącej Państwa z ENERTEL S.A a po tym czasie przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić ENERTEL S.A.. i jakie mogą być podnoszone wobec ENERTEL S.A.

Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do wypełnienia tego obowiązku.

Dane przetwarzane na podstawie zgody będziemy przetwarzać do czasu wycofania przez Państwa tej zgody.

Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy podstawą tego przetwarzania jest wykonanie umowy zawartej z ENERTEL S.A. na Państwa rzecz, dane będą przetwarzane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionego interesu stanowiącego podstawę tego przetwarzania.

Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy podstawą tego przetwarzania jest marketing bezpośredni swoich produktów i usług, Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu wniesienia przez Państwa sprzeciwu.

Jak nie będziemy przetwarzać danych osobowych?

Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu (np. profilowaniu), które wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa.